Hilfreiche Tipps für die Auswahl der richtigen Webkonferenz Software

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Hilfreiche Tipps für die Auswahl der richtigen Webkonferenz Software Webkonferenzen zählen heute bei internationalen NGOs ebenso zum Alltag wie in regionalen Kleinunternehmen, in Behörden und Bildungsinstitutionen. Die passende Plattform bringt Personalkompetenzen von den unterschiedlichsten Orten zusammen und ermöglicht einen produktiven Austausch. Dabei kann die Wahl der passenden Webkonferenz Software Kommunikations- und Arbeitsprozesse unterstützen. Aber worauf sollte man bei ihrer Auswahl achten?

Diese Grundvoraussetzungen sollte ein Webkonferenz Tool mit sich bringen

Grundsätzlich ermöglicht eine Webkonferenz Software Onlinemeetings, bei denen sich Teilnehmer von technischen Endgeräten wie PCs, Smartphones und Tablets zuschalten. Das hat den Vorteil, dass sie nicht eigens zu einem Treffen anreisen müssen und sich Experten sowie interessierte Gesprächspartner von den unterschiedlichsten Orten der Welt aus in den Kommunikationsprozess einschalten können.

Eine professionelle Webkonferenz-Software sollte einige grundlegende Voraussetzungen erfüllen, um effektive und reibungslose virtuelle Meetings zu ermöglichen. Hier sind einige wichtige Grundvoraussetzungen:

• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Multimediale Präsentationsfunktionen
• Methoden für den interaktiven Austausch
• Nebenräume für Kleingruppenphasen
• Hohe Video- und Audioqualität
• Chat-Funktion für ergänzende Textkommunikation
• Ergebnisdokumentation und Aufnahmefunktion
• Kompatibilität mit verschiedenen Plattformen und Geräten
• Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen.

Virtueller Großvortrag und produktive Kleingruppenräume

Wie in pädagogischen Prozessen lebt die Produktivität von Webkonferenzen vom Methodenwechsel. Wo der Austausch sich darauf beschränkt, dass eine Person referiert und andere zuhören, ist die Aufmerksamkeit schnell erschöpft. Teilnehmer werden sich innerlich ausklinken und es ist nicht klar, wer was aus dem virtuellen Zusammentreffen mitnimmt und was sich entwickelt. Moderne Webkonferenz Software beinhaltet Funktionen, die genau das vermeiden sollen.

Zum Beispiel sollten neben dem Hauptraum, auch zusätzliche Räume zur Zusammenarbeit in Kleingruppen zur Verfügung stehen. Bei manchen Lösungen kann der Referent diese Räume für Teilnehmer eröffnen. In anderen Fällen haben auch Teilnehmer die Möglichkeit, sich selbst zu einem kurzen Austausch über bestimmte Fragen gezielt mit anderen Teilnehmern über die Software kurzzuschließen. Damit besprochene Ergebnisse nicht verloren gehen, sollten in der Software auch Tools zur Dokumentation bereitstehen.

Manche Software speist Arbeitsergebnisse in größere Planungen ein, weist Aufgaben gezielt zu und berücksichtigt dabei sogar Fristen und Termine. Solche Funktionen lassen sich ähnlich nutzen wie Software, die bei der Methode der Projektarbeit eingesetzt wird, und mit Qualitätsmanagement-Systemen kombinieren.

Informationen teilen und Entscheidungen abstimmen via Webkonferenz

Ein Qualitätskriterium für eine leistungsstarke Konferenzsoftware bilden Schnittstellen zu anderen Systemen. Die Plattform sollte in sich selbst viele Funktionen bieten, damit Nutzer Materialien, Dokumente und Medien bequem in der Webkonferenz vorstellen können. Gleichzeitig sollten auch andere Systeme wie zum Beispiel Learning Management Systeme miteingebunden werden können. Unnötige technische Barrieren erschweren die Zusammenarbeit und sollten deshalb weitestgehend vermieden werden.

Die Webkonferenzplattform sollte Abstimmungstools für effektive Entscheidungsprozesse in Gruppen bieten. Diese können auch genutzt werden, um innerhalb kurzer Zeit interessante Rückmeldungen und Stimmungsbilder aus Großgruppen einzusammeln. Anonyme Abstimmungen und Feedbacks sind ebenfalls abrufbar. Bei der Webkonferenz ergeben sich so Möglichkeiten zur Moderation, die in einem Vortragssaal schwer umsetzbar wären. Je genauer Referenten über die Funktionen im Bilde sind, umso besser können sie diese Möglichkeiten in der Praxis umsetzen.

Webkonferenzen und digitaler Datenschutz

Wichtig für die sichere Arbeit mit Webkonferenz Software ist auch die Datensicherheit. Die Plattform sollte sowohl Raum für Treffen mit offenem Zugang als auch geschlossene Videokonferenzen für interne Besprechungen bieten. Beim Umgang mit den Daten der Teilnehmer sollte es die Möglichkeit geben, Rollen zuzuweisen und Personen zu Administratoren und Moderatoren zu ernennen. Generell sollte die Software den Anforderungen des europäischen Datenschutzrechtes und der DSGVO gerecht werden. Es sollten also keine Daten der Teilnehmer langfristig gespeichert und im Unternehmen offen zugänglich sein.

Fazit

Eine professionelle Webkonferenz Software bietet deutlich mehr als allein die Möglichkeit zur Zusammenschaltung per Webcam. Sie ist ein multimediales Instrument, mit dessen Hilfe Arbeits- und Abstimmungsprozesse noch einfacher und effizienter gestaltet werden können.