Was bringt ein Enterprise Content Management System?

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Ist Ihnen schon aufgefallen, dass die ganze Welt von der digitalen Revolution spricht, diese aber in den meisten Büros noch nicht einmal ansatzweise angekommen ist? In deutschen Büros dominieren immer noch große Aktenschränke, die Papierablage und im Zweifelsfall sogar der Rolodex.

Der Papier- und Datenflut entkommen

Überquellende E-Mail-Postfächer mit Termineinladungen, Dokumente in verschiedenen Versionen und Belegen zur Freigabe und die reinste Verwirrung.

Doch das muss nicht so bleiben. In den letzten Jahren sind sogenannte Enterprise Content Management Systeme (ECM) immer beliebter geworden. Mit einem solchen ECM entkommen Sie der Papier- und Datenflut und schaffen Ihrem Unternehmen wieder Ressourcen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und schneller und effizienter zu arbeiten.

Was kann man sich aber im Detail drunter vorstellen und wo liegen die Vor-und Nachteile? Diese Fragen klären wir in diesem Beitrag!

Was ist ein ECM?

Enterprise Content Management (ECM) umfasst Methoden zur Zusammenführung von strukturierten, schwach strukturierten und unstrukturierten Informationen. Im Gegensatz zum Dokumentenmanagement gibt es für den Begriff keine direkte deutsche Übersetzung, so dass sich auch im deutschen Sprachraum der englische Begriff durchgesetzt hat.

Die einzelnen Methoden bezeichnen die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content. Content steht dabei für analoge oder digitale Inhalte in Unternehmen. Strukturierte Inhalte sind z.B. Rechnungen, Verträge, Angebote oder Personalakten. Zu den schwach strukturierten Inhalten können sicherlich E-Mails, andere schriftliche Korrespondenz und Artikel gezählt werden. Aber auch unstrukturierte Inhalte wie Gesprächsnotizen können eine sehr hohe Geschäftsrelevanz haben.

Mit einer ECM-Lösung wird eine Strategie festgelegt, wie mit diesen Dokumenten bei der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Ablage umgegangen werden soll. Die geeignete Enterprise Content Management-Software bildet die Strukturen und Prozesse als unternehmensweite Lösung ab. Der Einsatz eines Enterprise Content Management-Systems bringt einem Unternehmen viele Vorteile und enorme Kosteneinsparungen.

76% der Unternehmen setzen ein ECM ein

Enterprise Content Management ist ein dauerhafter Wachstumsmarkt im Software Business. Gemäß der Bitkom Studie “Digital Office Index 2022” setzen 76% der befragten Unternehmen bereits eine ECM Lösung ein. Den höchsten Digitalisierungsgrad mit ECM erreichen Unternehmen ab 500 Mitarbeiter mit 85%.

Welche Vorteile hat ein ECM?

Ein ECM-System hat viele Vorteile, von denen Unternehmen aus fast allen Branchen profitieren können.

Schnellere und leichtere Zusammenarbeit

Es ist einfach nicht mehr zeitgemäß, Akten von Abteilung zu Abteilung oder gar Post von der Poststelle zur Abteilung des Empfängers zu schicken. Eingehende analoge Dokumente sollten einfach in der Poststelle (oder im Sekretariat) gescannt und digitalisiert werden. Enterprise Content Management erkennt nach kurzer Einarbeitungszeit automatisch die Lieferanten und legt die Rechnung, den Lieferschein oder das Angebot automatisch in der entsprechenden Gruppe ab.

Dies erleichtert die Zusammenarbeit, insbesondere wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten oder zeitlich voneinander getrennt sind. Informationen können in Echtzeit ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden, was die Produktivität und Effektivität des Teams steigert.

Datenerfassung und Ablage automatisiert

ECM Systeme verfügen über Technologien zur Erkennung von Daten auf Dokumenten. Stark standardisierte Dokumente, wie Rechnungen, werden oft im Standard automatisch erkannt. Eine manuelle Eingabe entfällt und schont die Zeit der wertvollen Mitarbeiter. Dazu lässt sich die Erkennung bei anderen Dokumenten, oftmals durch simple Klicks auf relevante Begriffe, durch Mitarbeiter antrainieren. Nicht selten können Unternehmen bis 80% der manuellen Dateneingabe einsparen.

Gleichzeitig ermöglicht die automatische Erkennung von Daten ein automatisches einsortieren zu relevanten Themen des Unternehmens, z.B. als “Tagging” (Dokumente erhalten Merkmale), statt einer chaotischen und manuellen Ablage in Ordnern.

Digitale Prozesse wirken gegen Fachkräftemangel

Die Standardisierung, Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen (Workflows, Geschäftsabläufen) in Unternehmen ermöglicht eine sehr hohe Resilienz gegenüber wirtschaftlichen schlechten und guten Zeiten. In den letzten Jahren mussten Firmen mehrfach schnell Kosten reduzieren, Mitarbeiter entlassen und sehr schnell wieder einstellen. Der Arbeitsmarkt gibt dies nicht mehr her. Digitale Prozesse über ein ECM sind automatisch dokumentiert und funktionieren zuverlässig. Verbleibende Fachkräfte schaffen mehr Leistung und weniger qualifiziertes Personal kann schnell in Prozesse eingebunden werden.

Umwelt schonen

Das ist keine typische Greenwashing-Aussage, denn das papierlose Büro bringt tatsächlich viele Vorteile und schont tatsächlich unsere Ressourcen, auch wenn Papier grundsätzlich aus einem nachwachsenden Rohstoff hergestellt wird. Die Herstellung von Papier verbraucht jedoch viel Wasser und Energie, und natürlich ist auch der Druck nicht frei von Chemie und Energie.

Ein digitales Dokument ist also deutlich umwelt- und ressourcenschonender als ein analoges.

Compliance Richtlinien einhalten

Haben Sie Angst, dass Ihre Daten jetzt für jedermann einsehbar sind? Wir können Sie beruhigen, denn das wird nicht passieren! Ein ECM sorgt dafür, dass Sie jederzeit den Datenschutz und alle gesetzlichen Vorschriften einhalten.

Dokumente können sicher gespeichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Das System ermöglicht es, den Zugriff auf Dokumente und Informationen auf bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen zu beschränken. Es protokolliert auch Änderungen an Dokumenten und bietet eine lückenlose Nachverfolgbarkeit von Änderungen und Versionen. Dies hilft Unternehmen, Compliance-Vorschriften einzuhalten und die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten.

Betriebskosten sparen

Ja, ein ECM kann auch bares Geld sparen. Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Reduzierung des Papierverbrauchs werden Druck-, Lager- und Archivierungskosten gesenkt.

Sie müssen kein Archiv mehr mieten, haben weniger Materialkosten und auch die Arbeitszeit Ihrer MitarbeiterInnen kann effizienter genutzt werden, da diese sich nicht mehr um die richtige Ablage der Papierberge kümmern müssen und die Unterlagen viel schneller finden als in dicken Ordnern. Es fördert also die Produktivität und erhöht den Umsatz.

Hat ein ECM auch Nachteile?

Obwohl ein Enterprise Content Management System viele Vorteile bietet, gibt es auch einige mögliche Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten.

Menschen mögen keine Veränderung

Die Einführung eines ECM-Systems erfordert die Schulung der Mitarbeiter, damit diese das System effektiv nutzen können. Die Benutzerakzeptanz kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn die Mitarbeiter bereits an bestehende Arbeitsweisen und Werkzeuge gewöhnt sind. Der Mensch ist und bleibt halt ein Gewohnheitstier.

Es ist daher notwendig, ausreichende Schulungen und Unterstützung anzubieten, um den Mitarbeitern bei der Eingewöhnung zu helfen und die Akzeptanz des Systems zu fördern.

Komplexere Implementierung

Die Implementierung eines ECM-Systems erfordert eine sorgfältige Planung und Konfiguration. Verschiedene technische Aspekte wie die Integration mit bestehenden Systemen, die Datenmigration und die Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens müssen berücksichtigt werden. Unzureichende Planung oder fehlendes Know-how bei der Implementierung können zu Komplikationen und Problemen führen.

Fazit - Ein ECM lohnt sich

Um es auf den Punkt zu bringen. Klar, ein ECM zu implementieren kostet anfangs ein wenig Überwindung, doch es lohnt sich, über seinen eigenen Schatten zu springen.

Ein modernes ECM-System ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die ihre Inhalte effizient verwalten und nutzen wollen, um ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.