Elektronische Zeiterfassung: Welche beiden Methoden sind üblich?

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In den meisten Unternehmen ist es heutzutage üblich, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter elektronisch zu erfassen. Schließlich spart ein solches System viel Zeit, da die Daten mit der Gehaltsabrechnung verbunden sind und so eine umständliche Abrechnung wie bei einer Stechuhr ausfallen kann. Es gibt zwei Methoden zur elektronischen Zeiterfassung, die von Unternehmen am häufigsten genutzt werden: Zeiterfassungssoftware und -terminals.

Moderne Software reduziert den Abrechnungsaufwand

Kleinere Unternehmen sind mit einer Software zur Zeiterfassung gut ausgestattet. Moderne Programme wie zum Beispiel von diesem Anbieter lassen sich einfach bedienen, sodass eine spezielle Schulung der Mitarbeiter nicht notwendig ist. Entweder wird die Ankunftszeit bereits beim Einloggen erfasst oder die Mitarbeiter geben sie manuell in das Programm ein. Eine moderne Zeiterfassungssoftware sollte folgende Möglichkeiten beinhalten:

• einfache und schnelle Erfassung der Arbeits- und Fehlzeiten
• Projektverwaltung und -erfassung
• Auswertung sämtlicher Arbeits- und Fehlzeiten
• Verwaltung von Gleitzeitkonten
• qualitative und quantitative Auswertung der Tätigkeiten

Ein Vorteil von Zeiterfassungssoftware im Vergleich zu einem Terminal, der mit Chipkarten oder einem anderen Erkennungssystem arbeitet, ist vor allem der günstige Preis. Die Kostenersparnis für Unternehmen ist bei einer modernen Software hoch, da die Arbeitszeiten direkt und elektronisch verarbeitet werden.

Chipkarte oder Fingerprint: Zeiterfassung am Terminal

Für mittlere und größere Unternehmen mit einer Produktions- und Lagerstätte eignen sich Terminals zur Zeiterfassung am besten. Um bei dieser Methode die Zeit zu erfassen, benötigen die Mitarbeiter nur eine Chipkarte oder ein System, das mit Fingerprint arbeitet. Also eine praktische Methode für Produktions- und Lagermitarbeiter, die oft über keinen eigenen Arbeitscomputer verfügen. Die Hardware sowie die Lizenzgebühren für Zeiterfassungsterminals sind zwar relativ hoch, doch die Funktionsweise ist besonders für Unternehmen aus der Industrie einfach und effektiv. Hier werden ebenso wie bei einer Software die Arbeitszeitdaten gespeichert und automatsch für die Abrechnung aufbereitet.

Für das Unternehmen außerdem ein immenser wirtschaftlicher Vorteil: Die Überstunden werden genau aufgeführt und deren Ursachen können so besser erkannt werden. Dasselbe gilt für Fehlzeiten wegen Krankheit. Überstunden und den Krankenstand zu reduzieren, gelingt mit Hilfe von moderner Hardware viel einfacher, da diese Verfahren eine sorgfältige Analyse der ausgefallenen Arbeitsstunden ermöglichen.