Die 6 entscheidenden Zukunftstrends in der Personalabrechnung

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Die Zeiten, in denen die Personalabrechnung lediglich als administrative Pflichtübung angesehen wurde, sind längst vorbei. Heute ist sie ein entscheidendes Instrument zur Gewinnung und Bindung von Talenten, zur Einhaltung von Datenschutzvorgaben und zur Schaffung von Wettbewerbsvorteilen. Dabei wechselwirkt die modere Personalabrechnung mit einer Vielzahl an Trends. Neben flexibleren Arbeitsmodellen stellt beispielsweise auch das nachhaltigere Wirtschaften ganz neue Anforderungen an organisatorische Abläufe.

Remote Work: E-Lohnabrechnung für flexible Arbeitsmodelle

In einer Zeit, in der Mitarbeiter von verschiedenen Orten aus arbeiten, stellt sich die Frage: Wie erfolgt die Abrechnung? Unternehmen sehen sich mit neuen Herausforderungen und Chancen konfrontiert, wenn es darum geht, Löhne und Gehälter für Teams abzurechnen, die nur an wenigen Tagen in der Woche vom Büro aus arbeiten – oder sogar komplett remote. Mitarbeiter erwarten, dass sie ihre Gehaltsabrechnungen online einsehen können, unabhängig von ihrem Standort. Self-Service-Portale, die es Mitarbeitern ermöglichen, auf ihre Abrechnungsdaten zuzugreifen, gewinnen dadurch an Bedeutung. Die Zustellung der Lohnrechnung erfolgt dabei in ihrer elektronischen Form. Damit sparen Unternehmen Kosten für Porto und Papier und schöpfen das Potenzial der digitalen Möglichkeiten aus.

Automatisierung: Die Software als Lohnbuchhalter

Einer der wichtigsten Trends in der Lohnbuchhaltung, der sich kaum aufhalten lässt und schon jetzt die Arbeitsweise in den zuständigen Abteilungen auf den Kopf stellt, ist die Automatisierung. Dass aktuelle Software auch dank leistungsstarken KI-Modellen dazu in der Lage ist, sich wiederholende Arbeitsschritte selbstständig zu übernehmen, sehen viele Experten als wegweisende Entwicklung. So setzen viele Unternehmen bereits auf automatische Zeiterfassungslösungen, die Mitarbeiterstunden präzise erfassen und direkt in die Abrechnung integrieren. Auch in anderen Bereichen wird die manuelle Dateneingabe zunehmend durch automatisierte Verfahren abgelöst, weshalb sich Personalbuchhalter komplexeren Aufgaben widmen können.

Digitalisierung: Papierlose Kommunikation mit Behörden und Mitarbeitern

Die digitale Revolution beschert dem Personalwesen auch einen bequemen Umstieg vom Papierdschungel auf die elektronische Echtzeit-Kommunikation. Das Potenzial haben glücklicherweise auch bereits viele Behörden und Ämter erkannt, die mit speziellen Schnittstellen und Plattformen einen unkomplizierten Informationsaustausch gewährleisten. Langfristig sollen durch den Umstieg auf das E-Government-Konzept auch bürokratische Hürden abgebaut werden. Für die Personalabrechnung bedeutet dies weniger Aufwand und auch weniger Kosten, da Unterlagen nicht länger über den Postweg zu den zuständigen Stellen und Ämtern kommen. Weil viele zeitgemäße Lohnbuchhaltungssysteme bereits über eine Cloud-Service-Anbindung verfügen, haben darüber hinaus auch Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf ihre Daten.

Datensicherheit: Rechtssicher und risikoarm

Wer verstärkt auf digitalisierte Prozesse setzt, der muss sich besonders intensiv mit dem Thema Datenschutz befassen. Die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen ist selbstverständlich auch in der Personalabrechnung unerlässlich. Ausschlaggebend sind vor allem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Abrechnungsprozesse und -systeme mit diesen Vorschriften im Einklang stehen, um rechtliche Konsequenzen und Bußgelder zu vermeiden. Der Schutz von Abrechnungsdaten beginnt meistens bei der Verschlüsselung. Ende-zu-Ende-Verschlüsselungen haben sich daher mittlerweile als wichtiger Standard durchgesetzt. Zusätzlich müssen zeitgemäße Systeme dazu in der Lage sein, potenzielle Bedrohungen und Unregelmäßigkeiten rechtzeitig zu erkennen. Auch Multi-Faktor-Authentisierungen nehmen dadurch einen immer höheren Stellenwert ein.

Prognose und Analyse: Die Personalbuchhaltung als Berater

Ebenfalls gehört die Datenanalyse und Berichterstattung immer öfter zum Aufgabenbereich von Personalabrechnern. Durch den Einsatz von Analytics-Tools wird die Personalabrechnung nicht nur genauer, sondern auch strategisch nutzbar. Mit der strukturierten Überprüfung von Daten können Unstimmigkeiten und Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden. Gleichzeitig lassen sich auf diesem Weg Trends und Muster erkennen, die für strategische Entscheidungen der Geschäftsführung ausschlaggebend sein können. Hierzu gehören beispielsweise Zahlen zur personellen Auslastung in bestimmten Phasen.

Nachhaltigkeit: Mehr Verantwortung zeigen

Konsumenten sind so umweltbewusst wie noch nie und das müssen Unternehmen spiegeln, wenn sie keine Nachteile am Markt in Kauf nehmen wollen. Deshalb stellen viele Betriebe ihre Geschäftsprozesse, wo es nur geht, auf nachhaltigere Verfahrensweisen um. Auch Abrechnungen lassen sich deutlich umweltfreundlicher gestalten. Vieles geht dabei Hand in Hand mit der digitalen Transformation, die den Ressourcenverbrauch ganz automatisch reduziert. Doch auch spezielle Vergütungsprogramme für nachhaltiges Engagement können Mitarbeiter zusätzlich dazu motivieren, sich mit eigenen Ideen einzubringen.