Buchhaltung und Lohnabrechnung digital erledigen

Statt jedem Mitarbeiter jeden Monat aufs Neue eine Papier-Lohnabrechnung zu geben, nutzen immer mehr Unternehmen die Möglichkeit der digitalen Buchhaltung. Damit lassen sich nicht nur Rechnungen und steuerliche Aufgaben schneller erledigen, sondern auch alle Dokumente der Mitarbeiter verwalten. Hier ein kurzer Überblick über alle Vorteile und Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung und Lohnabrechnung.

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung

Alle Lohnzettel am Monatsende in Papierform zu verteilen, war lange Standard in vielen Firmen. Sind alle Mitarbeiter einverstanden, steht der digitalen Übermittlung der Lohnzettel, Lohnsteuerbescheinigung und Zeitkontenübersicht nichts im Wege. Zum Monatsende bekommen Mitarbeiter eine Information, etwa per Mail, dass eine neue Lohnabrechnung in der digitalen (Buchhaltungs-) Software bereitliegt. Nach dem Einloggen steht diese zum einfachen Download bereit und lässt sich auf dem heimischen Rechner oder einem mobilen Endgerät speichern und bei Bedarf auch ausdrucken. In der Regel sind das PDF-Dateien, die sich einfach aufrufen lassen.

Die Lohnabrechnungssoftware spart viel Zeit sowie Kosten für Papier und Druck. Je mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen arbeiten, desto höher fällt die Ersparnis aus, gut für die Umwelt ist das natürlich auch. Ein wichtiger Beitrag, wenn Firmen nachhaltiger werden wollen.

Die digitale Lohnbuchhaltung gilt (richtig eingesetzt) als weniger fehleranfällig, da sie wichtige Daten automatisiert berechnet. Sie arbeitet optional auch mit anderen Anwendungen zusammen, um etwa dem Steuerberater alle wichtigen Daten zukommen zu lassen oder elektronische Meldungen direkt ans Finanzamt zu übermitteln. Monatliche, quartalsweise oder jährliche Meldungen sind so deutlich schneller erledigt, wichtige Meldefristen werden pünktlich eingehalten. Auch Lohnpfändungsprozesse und eine Abwesenheitsverwaltung lassen sich in die Software integrieren.

Datensicherheit ist das A und O

Da es sich bei Lohnabrechnungen um sehr sensible Daten handelt, sind diese besonders zu schützen. Eine sichere Verschlüsselung der Daten, aber auch gut geschützte Zugänge zur Software können Missbrauch durch Dritte und mögliche Datenlecks verhindern. Hier gilt es, nicht den preiswertesten Software-Anbieter zu finden, sondern den, der in Bezug auf Datensicherheit zu 100 Prozent überzeugt. Bei einem Vergleich der Angebote können Funktionsumfang, aber auch Erfahrungen anderer Kunden mit der Software einbezogen werden.

Diese Daten sind üblicherweise in Lohnabrechnungen enthalten:

• Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten (Name, Anschrift, Steuerklasse, etc.)
• Beginn beziehungsweise Ende der Beschäftigung
• Zeitraum der Abrechnung
• konkreter Stunden- und Monatslohn / brutto und netto
• Spesen
• Kinderzulagen
• geldwerte Leistungen
• Sozialversicherungsbeiträge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge
• Steuerfreibeträge
• Kirchensteuerabzug
• Zeitkonten (Plus- und Minusstunden)
• und mehr

Hinweis: Grundsätzlich dürfen Lohndaten nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Weder die Kollegen noch Geschäftspartner haben ein Recht auf Einblick in die persönlichen Lohndaten der einzelnen Mitarbeiter.

Lohnbuchhaltung als Teil der Buchhaltungssoftware

Große Unternehmen haben oft eine eigene Abteilung, in der Buchhaltung und Lohnabrechnung digital erledigt werden. Eine Buchhaltungssoftware, die gleichzeitig auch für die Lohnabrechnung einsetzbar ist, erweist sich dabei als besonders komfortabel. Gerade Unternehmen mit sehr vielen Mitarbeitern behalten damit den Überblick über alle Beschäftigten, die gerade im Urlaub oder krank sind – sogar die Personalplanung lässt sich damit effizienter gestalten. Fehlen Mitarbeiter für längere Zeit, muss Ersatz gefunden werden, auch bei dringenden Projekten ist Ersatzpersonal wichtig.

Wichtige Dokumente in Sekundenschnelle zusammenstellen

Besonders einfach funktioniert die Erstellung von steuerlichen Jahresabschlüssen oder Umsatzsteuervoranmeldungen. Intelligente Softwaresysteme erinnern Mitarbeiter an wichtige Abgabetermine und stellen Dokumente oft mit wenigen Klicks so zusammen, sodass sie einfach ausgedruckt und zum Beispiel Geschäftspartnern, Banken und Behörden vorgelegt werden können.

Auch die digitale Erstellung verschiedener Dokumente sowie die einfache Übermittlung ans Finanzamt erleichtern Unternehmen die korrekte Buchhaltung enorm. Statt wie früher zig Ordner mit ausgedruckten Belegen herauszusuchen, lassen sich dank digitaler Buchhaltung alle wichtigen Informationen mit wenigen Klicks aufrufen, sortieren und im gewünschten Format präsentieren.

Tipp: Steht eine Betriebsprüfung an, müssen alle steuerlichen Daten schnell und in einem einfach überschaubaren Format zur Verfügung gestellt werden. Die Steuerprüfer sind umso schneller wieder aus dem Haus, je konsequenter und professioneller die Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware funktioniert.