Mit Sachbezügen die Leistung der Mitarbeiter wertschätzen

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Nicht immer muss es eine Gehaltserhöhung sein, um die Leistungen eines Mitarbeiters zu honorieren. Mit Sachleistungen lässt sich die Motivation ebenfalls steigern und der Mitarbeiter muss anders als bei einem Gehaltsaufschlag auf die Leistungen keine Abgaben zahlen. Alles Wichtige, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum Thema wissen müssen, ist in folgendem Beitrag zusammengefasst.

Was sind Sachzuwendungen?

Zu den typischen Sachzuwendungen zählen alle Leistungen, die Arbeitnehmer zusätzlich zum Lohn bekommen, jedoch nicht versteuern müssen. Liegt der Wert der Sachzuwendung unterhalb von 50 Euro pro Monat, muss das Unternehmen dafür ebenfalls keine Abgaben zahlen. Bei darüber liegenden Beträgen für Sachzuwendungen trägt der Arbeitgeber die notwendigen Abgaben selbst. Dafür kann er die Zusatzausgaben als Betriebskosten absetzen und so ebenfalls Steuern sparen. Statt also regelmäßig eine Lohnerhöhung auszuhandeln, kann der Anspruch auf Sachzuwendungen insgesamt attraktiver sein, da diese nicht versteuert werden müssen.

Seinen Mitarbeitern regelmäßig oder gelegentlich Sachzuwendungen zukommen zu lassen, hat mehrere Vorteile. Sachzuwendungen…

• stärken die Mitarbeiterbindung
• zeigen die Wertschätzung für besondere Leistungen
• stärken das Firmenimage
• sparen Kosten für Lohnerhöhungen

Die beliebtesten Sachzuwendungen Ein Unternehmen kann seinen Mitarbeitern etwa einen Zuschuss zu den Kitakosten zahlen. Ebenfalls als Sachzuwendung gilt die kostenlose private Nutzung digitaler Geräte, die für die Arbeit zum Einsatz kommen, zum Beispiel Handy oder Tablet. Seit 2019 wird auch eine betriebliche Krankenversicherung, kurz bKV, als Sachbezug anerkannt.

Zu den beliebtesten steuerfreien Zuwendungen gehören folgende:

• Mitgliedschaft im Fitnessstudio
• Tankgutscheine
• Guthaben für Mittagsessen in der Kantine
• Monatsticket für die Öffentlichen
• Konzert- oder Theaterkarten
• Zuschüsse zu den Kitakosten
• kostenfreier Platz im Betriebskindergarten
• und weitere

Darüber hinaus haben Unternehmen die Möglichkeit, Präsente für persönliche Anlässe bis 60 Euro abzusetzen und so ihren Mitarbeitern zu ganz besonderen Anlässen im Leben eine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Zum Beispiel für eine anstehende Hochzeit oder zu einem wichtigen Jubiläum, ein Geschenk zum Geburtstag oder zur Geburt eines Kindes. Diese Summe darf auch mehrfach pro Monat bezahlt werden, zum Beispiel, wenn Geburtstag und Jubiläum in den gleichen Monat fallen.

50-Euro-Freigrenze gilt monatlich und ist nicht übertragbar

Zu beachten ist, dass der Wert der Sachleistung pro Monat die Grenze von 50 Euro nicht überschreitet. Zudem darf diese Summe nicht monatlich addiert werden, sie lässt sich daher nicht in den nächsten Monat übertragen. Wer sich nicht daran hält, riskiert, für die Sachzuwendungen doch noch abgabepflichtig zu sein.

Sonderfall Betriebsveranstaltungen

Die Kosten für eine Betriebsveranstaltung gelten ebenfalls als Sachzuwendung, auch wenn der Mitarbeiter das Geld nicht ausgezahlt bekommt, sondern in Form von Getränken, Speisen und Eintritt erhält. Für diese Sachzuwendung gibt es eine höhere Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung, wobei maximal zwei Events jährlich möglich sind.

Dokumentationspflicht beachten

Wichtig ist, dass alle Sachzuwendungen, die regelmäßig oder nur zu bestimmten Anlässen an die Mitarbeiter gehen, genau dokumentiert werden. Nur so lassen sich die Betriebsausgaben eindeutig ermitteln, was auch bei einer Steuerprüfung im Unternehmen von Bedeutung ist. Durch die Dokumentation werden zudem Freibeträge durch die regelmäßige Überprüfung nicht überschritten.

Vorsicht bei Gutscheinen

Für Gutscheine als Sachzuwendungen gelten gesonderte Vorschriften. So darf dieser zum Beispiel nicht auf einen Geldbetrag ausgestellt sein und auch nicht gegen Bargeld eingetauscht werden. Auch die Auszahlung von Restbeträgen ist nicht erlaubt. Als Ersatz für Überstunden oder Urlaubstage sind Gutscheine ebenfalls nicht erlaubt, diese sind in Freizeit- oder Lohnausgleich umzuwandeln.

Geldwerter Vorteil in der Steuererklärung angeben

Manche Sachzuwendungen müssen in der jährlichen Steuererklärung als geldwerter Vorteil deklariert werden. Das betrifft unter anderem die private Nutzung von Diensthandys, Laptops und Dienstautos, sofern diese Eigentum der Firma bleiben. Auch andere Dinge, die zwar genutzt werden, aber nicht in das Privateigentum des Arbeitnehmers übergehen, gelten als geldwerter Vorteil. Alle Sachleistungen, die in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen, bleiben steuerfrei bis zur monatlichen 50-Euro-Freigrenze.