Eventtechnik - lohnt sich das Geschäftsmodell?

Veranstaltungen erfreuen sich seit dem Ende der Covid-19 Pandemie wieder großer Beliebtheit. Der Einstieg in das Geschäft ist jedoch nicht leicht. Oft vergehen Jahre, bis Sie einen großen Kundenstamm aufgebaut haben. Ein guter Name für ein Veranstaltungsunternehmen, eine große Portion Kreativität und erstklassiges Organisationstalent allein reichen jedoch nicht aus, um in der Veranstaltungsbranche durchzustarten. Sie brauchen Werkzeuge und Hilfsmittel, die Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Ihre Ideen zu verwirklichen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Ausrüstung Sie für die Gründung eines Unternehmens für Veranstaltungsplanung und Eventtechnik benötigen und wie hoch die ungefähren Kosten für diese unverzichtbaren Gegenstände sind.

Die wichtigste Ausstattung für die Gründung eines Unternehmens in der Veranstaltungsplanung

1. Laptop

Geschätzte Kosten: + 1.500 bis 2.500€

Sie fragen sich vielleicht: Warum nicht ein Desktop-Computer? Weil Veranstaltungsplanung von Natur aus ein mobiles Geschäft ist. Als Leiter eines Veranstaltungsplanungsunternehmens muss Ihr Büro überall dort sein, wo Ihre Kunden sind. Wählen Sie einen leichten Laptop und eine schützende Laptoptasche oder einen Rucksack und versuchen Sie, ihn nicht zu überladen - schwere Taschen können zu Rücken-, Schulter- und Nackenschmerzen führen.

Wie Ihr Handy sollte auch Ihr Laptop ein aktuelles Modell sein, mit einer langen Akkulaufzeit, viel Speicherplatz und einem hochauflösenden Bildschirm. Zu Beginn ihrer Tätigkeit treffen sich viele Veranstaltungsplaner mit ihren Auftraggebern in Cafés, um Inspiration, Ziele und Eventtechnik für eine Veranstaltung zu besprechen. Auf Ihrem Laptop werden Sie Ihr Portfolio, Ihre Pinterest-Bilder und mögliche Veranstaltungsorte präsentieren.

Ihr Laptop ist auch Ihre wichtigste Verbindung zu Ihrer Eventplanungssoftware. Sie können Ihre Veranstaltungstisch-Layouts aktualisieren, Ihre Aufgabenliste ergänzen und Notizen und vorrangige Aufgaben mit Ihrem Veranstaltungsplanungsteam teilen, während Ihre Firma wächst. Um ein wirklich mobiles Veranstaltungsplanungsbüro zu schaffen, sollte Ihre Cloud-Software über folgende Funktionen verfügen:

• Ereignisdiagramme
• Anpassung von Ereigniselementen
• Grundriss-Layouts
• Verfolgung von Gästen
• Besondere Wünsche
• Zu erledigende Aufgaben
• Freizugebender Kalender
• Notizen

Bonustipp: Bringen Sie einen individuellen Aufkleber auf Ihrem Laptop an, der Ihren Firmennamen und Ihr Branding zeigt. Das zeigt, dass Sie ein Auge fürs Detail haben, und könnte sogar in einem Café in Ihrer Nähe für Aufträge sorgen!

2. Visitenkarten

Geschätzte Kosten: + 400€ für 500 Karten

Dieses zwei mal drei Zentimeter große Stück Papier ist ein wichtiges Instrument für Ihre Firma. Die Gewinnung neuer Auftraggeber ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Bemühungen, und Sie wissen nie, wann und wo Sie Leute treffen, die einen Eventtechniker bzw. Veranstaltungsplaner brauchen oder jemanden kennen, der einen braucht. Sie werden diese Visitenkarten auch bei Netzwerktreffen und Konferenzen der Veranstaltungsbranche mit Gleichgesinnten teilen.

Sie können Ihre eigenen Visitenkarten entwerfen oder vorhandene Vorlagen über Druckereien anpassen lassen. Überprüfen Sie natürlich dreimal Ihre Rechtschreibung und Kontaktinformationen und bringen Sie Ihr Markenlogo an, falls Sie eines haben.

Halten Sie Ihre Visitenkarten immer griffbereit und verteilen Sie sie bei Gesprächen, im Café, bei geselligen Zusammenkünften und beim Networking mit Cocktails. Denken Sie daran, dass das Verteilen von Visitenkarten eine Kunst ist, die etwas Übung erfordert, damit Sie nicht aufdringlich wirkt oder den Leuten Unbehagen bereitet.

3. Auto

Geschätzte Kosten: + 15.000€

Wenn Sie nicht gerade in einer Großstadt mit zuverlässigen öffentlichen Verkehrsmitteln leben, brauchen Sie ein Auto, um Veranstaltungsorte zu erkunden, sich mit Kunden zu treffen und nach auffälligen Dekorationselementen für Ihre nächste Veranstaltung zu suchen.

4. Drucker

Geschätzte Kosten: + 300€

Angesichts der Tatsache, dass so viele Geschäfte vollständig digital abgewickelt werden, fühlen sich Drucker langsam altmodisch an. Dennoch sind sie für Ihr Veranstaltungsbüro unverzichtbar. Sie benötigen nach wie vor Ausdrucke von Verträgen für Ihre Auftraggeber und Lieferanten gleichermaßen. Und manche Menschen sind einfach nicht technikaffin oder nehmen Informationen besser auf Papier als auf dem Bildschirm auf. Sie werden den gedruckten Grundriss der Veranstaltung und die Fotos Ihrer Inspirationen zu schätzen wissen.

5. Hochwertige Kamera

Geschätzte Kosten: + 500 bis 2.000€

Sie könnten Ihr Handy benutzen, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, möchten Sie sicher auch glamouröse Aufnahmen von Ihren herausragenden Veranstaltungen machen. Für diese großartigen Aufnahmen benötigen Sie eine hochwertige DSLR-Kamera (Digital Single-Lens Reflex). Sie werden diese Kamera verwenden für:

• Fotos des Veranstaltungsportfolios
• Fotos für die Veranstaltungs-Website
• Backup, falls Ihr Veranstaltungsfotograf sich verspätet
• Videos für Ihre Website und Ihre Kunden

6. Möbel und Dekoration

Geschätzte Kosten: 100 bis 3.000€

Sie brauchen einen Ort, an dem Sie mit bestehenden und potenziellen Kunden sowie mit Ihrem Team zusammensitzen können. Nehmen Sie sich etwas Zeit für die Auswahl der Möbel; Ihr Büro sollte den Stil Ihrer Planung und Durchführung Ihrer Events widerspiegeln. Sind Ihre Veranstaltungen für gewagte Designs bekannt, sollten Sie Ihr Büro mit auffälligen Elementen ausstatten, zum Beispiel könnten sich interessante LED Wände dafür eignen. Wenn Sie für Raffinesse bekannt sind, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Sitzmöbel Raffinesse vermitteln. Stellen Sie Ihre Lieblingsinspirationsquellen wie Fotografie-, Kunst- und Architekturbücher in der Nähe der Sitzbereiche auf - sie sind ein guter Gesprächsanlass.

7. AV-Ausrüstung

Geschätzte Kosten: mehrere Tausend Euro

Auch wenn Sie bei großen Veranstaltungen mit AV-Anbietern zusammenarbeiten oder einen Partner dafür haben, ist es ratsam, einige AV-Geräte vorrätig zu haben. Denken Sie an ein Treffen von 100 Vertriebsmitarbeitern eines globalen Unternehmens. Ohne die richtige Technik lässt sich ein solches Event nun mal nicht durchführen. Auch etwa der Sound oder das Licht spielen bei Veranstaltungen eine zentrale Rolle. Die meisten Interessenten möchten nicht nur Unterstützung bei der Planung, sondern auch bei der Installation und Bereitstellung der Geräte.

AV-Ausrüstung kann jedoch mitunter sehr teuer werden, da hierzu alles gehört, was mit Ton und Video zu tun hat. Videotechnik und Tontechnik sind leider nicht besonders günstig und die Auswahl der richtigen, miteinander kompatiblem Geräte kann ziemlich schwierig sein. Es gibt auch Veranstaltungsunternehmen, welche sich auf die Vermietung von Eventtechnik bzw. Veranstaltungstechnik spezialisiert haben. Ziehen Sie in Erwägung, mit derartigen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, wenn sie sich nicht bereits zu Anfang die teure AV-Ausrüstung leisten wollen.

Veranstaltungstechnik Verleih

Die Preise für derartige Produkte sind zwar nicht günstig, wer jedoch über eine gute Ausrüstung an Lichttechnik, Tontechnik, Medientechnik, Konferenztechnik oder Videotechnik verfügt, kann nicht nur Events organisieren, sondern bei Bedarf auch die passende Ausstattung vermieten. Die Betreuung und Organisation der Events wird man Ihnen meistens dennoch geben! Man legt Ihnen so zwar viel Verantwortung in die Hand, da sie sich um die Installation, Ausstattung und Umsetzung der Events kümmern müssen, mit einer ganzheitlichen Lösung und einem Angebot, dass über die Planung bis zum Verleih reicht, werden Sie jedoch mehr Abnehmer erreichen können.

Spezialisieren Sie sich!

Der Verleih der benötigten Ton- und Veranstaltungstechnik stellt sich als perfekte Ergänzung zu der Betreuung und Beratung der Events dar! Diese Chance können jedoch nur die wenigsten direkt am Anfang nutzen, da neben den hohen Kosten für die Gründung Ihres Unternehmens auch noch teures Equipment gekauft werden muss. Hier kann es besonders hilfreich sein sich zu spezialisieren! Holen Sie danach die Produkte, die Sie für Ihre Veranstaltungen benötigen.

Möchten Sie ein Konzert oder doch eher eine Messe veranstalten? Eine Konferenz oder lieber eine politische Tagung? All diese Veranstaltungen benötigen unterschiedliche Veranstaltungstechnik und es ist zu Beginn schier unmöglich, für alle die richtige Eventtechnik parat zu haben. Schränken Sie Ihre Dienstleistungen ein! Sowohl ihr Auftraggeber als auch Ihr Geldbeutel wird Ihnen danken.

Veranstaltungs- und Eventtechnik in Berlin

Berlin eignet sich hervorragend, um mit Ihrem Unterfangen zu starten! Die Hauptstadt ist am Puls der Zeit und erfreut sich über tausende Veranstaltungen, die dort jährlich durchgeführt werden. Es gibt daher einen besonders großen Bedarf an Veranstaltungstechnik in Berlin. Doch nicht nur Berlin ist ein besonders guter Standort für Ihr Unternehmen - andere große Städte wie Hamburg, Frankfurt oder München bieten sich ebenfalls an. Zudem sollte man berücksichtigen, dass die Event Branche ganz eigen ist und ihre präferierten Locations mit denen von anderen nicht übereinstimmen müssen. Sie können Ihr Angebot einschränken, um die Kosten zu minimieren und ein Experte in ihrem Bereich zu werden, der mit Leidenschaft dabei ist.

Eventtechnik - Top oder Flop?

Eventtechnik und Veranstaltungsplanung können zu hochprofitablen Unternehmen heranwachsen. Ganz gleich, wo Sie ihren Schwerpunkt setzen, wird von Ihnen eine Menge Kreativität, soziale Intelligenz und Durchhaltevermögen verlangt. Die Kosten, um mit seinem eigenen Veranstaltungsunternehmen zu starten sind zwar nicht zwangsläufig astronomisch hoch, doch wie gerade gezeigt wurde, benötigt die perfekte Ausführung doch einiges an Ausrüstung, welches nicht wenig Geld kostet.