Warum E-Rechnungen Digitalisierung und Unternehmensnachhaltigkeit vorantreiben

Quelle / Copyright: Youtube / Handwerkskammer für Oberfranken

Jahr für Jahr entstehen in deutschen Büros Tonnen von Papierdokumenten und viele davon sind klassische Rechnungen. Diese werden ausgedruckt, unterschrieben, abgeheftet, weitergeleitet, eingescannt und archiviert; ein Ablauf, der Zeit und Ressourcen kostet. Dabei stellt sich die Frage, warum dieser Prozess bei so vielen Unternehmen immer noch analog abläuft, obwohl es längst digitale Alternativen gibt?

Wie groß ist der ökologische Fußabdruck klassischer Rechnungen?

Die Umweltfolgen klassischer Papierrechnungen sind erheblich. Laut Umweltbundesamt werden pro Jahr von jedem Deutschen 220 kg Papier pro Person verbraucht. Ein nicht unerheblicher Anteil entfällt dabei auf die Geschäftskorrespondenz. Eine einzige Papierrechnung verursacht durchschnittlich rund 210 Gramm CO₂, wenn man Papier, Druck, Strom, Transport und Lagerung einrechnet. Bei 100.000 Rechnungen pro Jahr summiert sich das auf über 20 Tonnen CO₂.

Hinzu kommen Ressourcen wie Wasser zur Papierherstellung, Strom für Drucker, Scanner und Licht und Chemikalien (z. B. bei Toner). Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren sorgt außerdem dafür, dass Papierberge langfristig Raum, Geld und Energie binden.

Digitale Rechnungen sind weit mehr als nur PDF

Was viele Unternehmen mit „E-Rechnungen“ meinen, ist oft lediglich eine als PDF gespeicherte Rechnung per E-Mail. Das greift allerdings zu kurz, denn eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes digitales Dokument, das maschinell lesbar ist, also zum Beispiel im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format. Sie wird direkt vom Absender-System ins Empfänger-System übertragen. Medienbrüche entfallen dabei ebenso wie manuelle Eingaben.

Der Umstieg ist für den Arbeitsfluss und zugleich ökologisch von Vorteil. Eine voll digitale E-Rechnung verursacht nämlich durchschnittlich weniger als 25 Gramm CO₂, also mehr als 90 Prozent weniger Emissionen als das klassische Papierpendant.

Der Effekt ist nicht theoretisch. Im Bauunternehmen Wolf in Hildesheim wurde berichtet, dass nach einer Automatisierung der Rechnungsprozesse 80 Prozent der Zeit eingespart werden konnte, unter anderem durch eine KI-unterstützte Prüfung und Weiterleitung. Ein weiteres Beispiel ist die Stadt Münster.

Dort hat man die Rechnungsprozesse digitalisiert und berichtet von einer spürbaren Reduktion der Bearbeitungszeit und einem deutlichen Rückgang beim Papierverbrauch. Für Verwaltung und Steuerzahler ist dies ein klarer Vorteil, insbesondere im Hinblick auf Nachhaltigkeit.

Ohne die passende Software wirds kompliziert

Der Erfolg digitaler Rechnungsprozesse hängt maßgeblich von der richtigen Infrastruktur ab. Ein manuelles Zusammenbasteln digitaler Prozesse aus Word, Mail und PDF reicht deshalb nicht aus. Nur strukturierte, rechtssichere E-Rechnungen entfalten ihr volles Potenzial.

Unternehmen, die auf professionelle Tools setzen, erfahren Vorteile durch die Automatisierung, darunter geringere Fehlerquoten und eine nachvollziehbare Archivierung.

Ein sinnvoller Einstiegspunkt, auch in Anbetracht der inzwischen geltenden E-Rechnungspflicht, ist zum Beispiel eine Rechnungssoftware, die intuitiv bedienbar ist und gesetzliche Anforderungen (wie GoBD und EU-Richtlinien) erfüllt. Wer eine passende Software zur Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen sucht, findet zum Beispiel bei Lexware eine leicht bedienbare Möglichkeit. Solche aktuellen Lösungen bieten vorkonfigurierte Schnittstellen, eine automatische Datenprüfung und sichere Archivfunktionen.

CO₂ einsparen mit System

Die Effizienzgewinne durch E-Rechnungen sind nur ein Teil des entstehenden Nutzens. Immer mehr Unternehmen erfassen zusätzlich den CO₂-Ausstoß ihrer administrativen Prozesse, sei es im Nachhaltigkeitsbericht oder durch ESG-Kennzahlen. Ein digitalisierter Rechnungsworkflow leistet dort einen messbaren Beitrag.

Ein Beispiel zur Orientierung: Ein Unternehmen mit 25.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr spart durch den Umstieg von Papier auf E-Rechnung

• rund 3.500 € Porto
• ca. 2.000 € Druck- und Materialkosten
• über vier Tonnen CO₂

Diese Einsparung wird dokumentiert und im Nachhaltigkeitsreport ausgewiesen, was sich bei Förderprogrammen, Bankgesprächen und Kundenausschreibungen auszahlt.

E-Rechnungen als Teil nachhaltiger Unternehmensstrategien

Nachhaltigkeit ist eine Frage des Produkts und der Prozesse. Immer mehr Unternehmen integrieren daher digitale Maßnahmen in ihre ESG-Strategien (Environmental, Social, Governance) und auch KMU beziehen ökologische Kriterien zunehmend in ihre Digitalisierungsentscheidungen ein. Beginnen Verantwortliche mit der Erstellung von E-Rechnungen, leisten sie bereits einen merklichen Beitrag für mehr Nachhaltigkeit und steigern zugleich die digitale Reife ihres Betriebs. Es ist ein kleiner, aber wirkungsvoller Hebel.

Der Einstieg gelingt am besten, wenn Digitalisierung und Nachhaltigkeit gemeinsam gedacht werden. Einige Tipps aus der Praxis lauten daher wie folgt.

• Zu Beginn ist eine Pilotphase mit ausgewählten Kunden oder Lieferanten sinnvoll, um Erfahrungen zu sammeln.
• Formate, Schnittstellen und Abläufe sollten abgestimmt und vereinheitlicht werden, z. B. durch eine Standardisierung auf XRechnung oder ZUGFeRD.
• Schulungen und Akzeptanzmaßnahmen helfen, digitale Prozesse nachhaltig zu verankern und die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen.
• Tools, die den ökologischen Fußabdruck digitaler Prozesse erfassen und dokumentieren sind essenziell für eine kontinuierliche CO₂-Messung.
• Förderprogramme wie „go-digital“ oder regionale IHK-Initiativen unterstützen KMU beim digitalen Wandel.

Mit dem Wegfall von Papierrechnungen und manuellen Prozessen gehen Unternehmen einen wichtigen Schritt in Richtung Nachhaltigkeit. Die Digitalisierung wird nicht als Kostenfaktor verstanden, vielmehr als Hebel zum Schutz von Umwelt, Effizienz und Compliance. Wenn Entscheider ökologischen Nutzen konkret quantifizieren, entsteht zudem eine neue Bereitschaft zur digitalen Gestaltung.

Sobald sie das Potenzial digitaler Rechnungsprozesse erkennen, holen sie Effizienz in den Betrieb und leisten einen Beitrag zum Klimaschutz. Dieser ist dann ressourcentauglich, zukunftsorientiert und wirtschaftlich. Zu digitalisieren ist somit für Unternehmen und Umwelt gleichermaßen vorteilhaft.