Tipps für die digitale Zeiterfassung: Das müssen Sie bei der Einführung beachten

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Es steht außer Frage: Die digitale Zeiterfassung ist zeitgemäß und vereinfacht die Prozesse durch Automatisierungen und Bündelungen der Daten an einem zentralen Ort. Sie ermöglicht außerdem ein hohes Maß an Fairness, indem Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Überblick über Arbeitszeiten und Abwesenheiten in Echtzeit erhalten. Die Personaleinsatzplanung erfolgt auf dieser Basis einfacher als zuvor. Auch Überstunden kann vorgebeugt werden.

Doch muss jedes Unternehmen in Deutschland die Arbeitszeit zwingend erfassen? Welche Ausnahmen bestehen? Und welche Tipps sollten Betriebe beherzigen, die die digitale Zeiterfassung einführen möchten?

Wissen rund um die Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Was sagt das Gesetz?

In Deutschland müssen alle Unternehmen seit 2022 die Arbeitszeit ihrer Angestellten erfassen – und zwar von Beginn bis Ende. Die digitale Zeiterfassung soll Arbeitnehmer europaweit vor einer Überlastung schützen und mehr Fairness gewährleisten.

Die Daten müssen mindestens zwei Jahre lang gespeichert und auf Nachfrage zugänglich gemacht werden. Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits, dass die Arbeitszeiterfassung transparent erfolgen muss. Im September 2022 führte dies zum Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Während zuvor laut § 16 Absatz 2 ArbZG lediglich Stunden vollständig dokumentiert werden mussten, wenn Arbeitnehmer mehr als acht Stunden pro Tag arbeiteten, gilt dies nun ohne Einschränkungen.

Zur Verfügung stehen Ihnen als Arbeitgeber elektronische Terminals zur Zeiterfassung. Hier melden sich Mitarbeiter eigenständig an und ab. Dazu nutzen Sie zum Beispiel eine PIN oder eine Chip-Karte, ihren Fingerabdruck oder eine Software auf dem Laptop oder Computer.

Zeiterfassung einführen: Was muss ich beachten?

Spezielle Apps für die Zeiterfassung eignen sich, um sich flexibel und bürofern ein- und auszuloggen. Dies erleichtert unter anderem die Erfassung der Arbeitszeit auf Geschäftsreisen oder Auswärtsterminen. Die Applikationen können auch auf dem privaten Smartphone der Mitarbeiter installiert und verwendet werden. Die Arbeitszeit wird mit ihrer Hilfe ortsunabhängig, zeitunabhängig und rechtskonform dokumentiert.

Reicht ein bestehendes System nicht aus, können Sie auch auf Einzellösungen zurückgreifen. Diese werden in der Regel via API-Schnittstelle integriert.

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie sich einige wichtige Fragen stellen. Dazu zählt, wo genau Optimierungsbedarf besteht und welche konkreten Funktionen Sie voraussetzen. Überprüfen Sie ferner, ob sich die Applikation problemlos in Ihre bestehende IT-Landschaft implementieren lässt und ob die Zeiterfassungsmethode mit Ihrem Arbeitsmodell harmoniert.

Folgende Fragen können die Entscheidung für ein System obendrein erleichtern:

• Verbessert die Software den Workflow?
• Können alle Mitarbeiter auf die Daten zugreifen, die diese benötigen?
• Welche Serviceleistungen sind inbegriffen und wie fällt das Support- und Wartungsangebot aus?
• Steht ausreichend Budget zur Verfügung, um die digitale Zeiterfassung umzusetzen?
• Welche gesetzlichen Pflichten sind einzuhalten und kann das System der Wahl diese erfüllen?

Digitale Zeiterfassung: Welche Daten müssen Sie dokumentieren?

Grundsätzlich müssen Arbeitgeber in Deutschland den Anfang, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters im Unternehmen erfassen. Wer auf ein zertifiziertes System zurückgreift, stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Dies gilt zum Beispiel im Hinblick auf den Datenschutz. Denn Zugriff auf die Arbeitszeiten und Ausfallzeiten erhalten nur bestimmte Personen, die über eine Berechtigung verfügen. Zugleich sollte die Software hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen, um sich vor einem Datenklau durch Dritte zu schützen.

Mitarbeiter können sich auch vom heimischen PC aus oder auf Geschäftsreisen ein- und ausloggen und ihre Pausenzeit dokumentieren. Das bedeutet, dass die modernen Zeiterfassungssysteme den Ansprüchen der neuen Arbeitswelt gerecht werden, in der Remote-Work, Homeoffice und flexible Einsatzzeiten zum Alltag gehören.

Wichtig ist: Als Arbeitgeber – beispielsweise als Gründer eines Start-ups oder CEO eines alteingesessenen mittelständischen Unternehmens – haben Sie die Pflicht, die Daten der Mitarbeiter zu überprüfen. Dies gilt auch, wenn diese sich eigenverantwortlich ein- und ausloggen. Mitarbeiter können jederzeit einfordern, einen Einblick in die Dokumentationen zu erhalten. Diese sollten in deutscher Sprache vorliegen.

Gibt es Ausnahmen bei der Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung?

Führen Sie ein Unternehmen mit maximal 10 Mitarbeitern, dürfen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Angestellten weiterhin per Hand dokumentieren. Größere Unternehmen dagegen dürfen nicht länger auf die manuelle Zeiterfassung setzen und sind dazu angehalten, die Daten digital zu erheben und zu archivieren. Individuelle Vereinbarungen gelten lediglich für Tarifpartner.

Ein Hinweis: Betriebsinterne Regeln, die von den gesetzlichen Bestimmungen zur Zeiterfassung abweichen, sind nicht zulässig. Verstoßen Sie gegen Letztgenannte, können Bußgelder bis zu 25.000 Euro verhängt werden.

Das Fazit – mit der digitalen Zeiterfassung zur lückenlosen Arbeitszeitdokumentation

Eine klare und übersichtliche Auflistung der Arbeitszeiten hält Vorteile für Sie als Arbeitgeber und für Ihre Angestellten bereit. Alle Beteiligten erhalten einen Überblick in Echtzeit und können die Daten jederzeit einsehen. Fehler durch verloren gegangene Zettel und Co. gehören der Vergangenheit an. Viele Schritte erfolgen automatisiert, was das Fehlerpotenzial zusätzlich reduziert.

Bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassungssoftware sollten Sie darauf achten, dass sich das System problemlos in Ihre IT-Landschaft integrieren lässt. Zudem sollten Sie prüfen, ob die favorisierte Variante mit Ihrem Budget harmoniert und alle Funktionen bereithält, die Sie benötigen. Die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter sind für mindestens zwei Jahre zu speichern.