Lohn- und Gehaltsabrechnung: Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen

Aus Sicht von Unternehmen ist die Entlohnung von Mitarbeitern eine komplexe Angelegenheit. Immerhin gilt es ein breites Spektrum von Rechtsvorschriften zu beachten. Zugleich sind zahlreiche Parteien involviert, wie z.B. die Träger der Kranken- und Rentenversicherung. Erfreulicherweise sind Arbeitgeber bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen nicht zwangsläufig auf sich selbst gestellt. Es existieren mehrere Lösungen, die Hilfe versprechen.

Die Problematik besteht in der Komplexität

Bevor es zu den Lösungen geht, möchten wir einen Blick auf die eigentliche Problematik werfen. Wie angedeutet, müssen Arbeitgeber beim Thema Entlohnung zahlreiche Rechtsaspekte berücksichtigen. Die erste Schwierigkeit besteht darin, dass beeindruckend viele Vorschriften existieren. Diesbezüglich ein Verständnis zu entwickeln, ist alles andere als leicht.

Die zweite Schwierigkeit ist der anhaltende Wandel. Fortlaufend ändern sich die rechtlichen Vorgaben, zudem werden Beitragssätze von Zeit zu Zeit angepasst. All diese Änderungen im Auge zu behalten, ist gar nicht so leicht.

Diese schwierigen Rahmenbedingungen stellen insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine Herausforderung dar. Denn anders als Großunternehmen beschäftigen sie nicht zwangsläufig Experten, die mit der korrekten Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen bestens vertraut sind. Als Folge werden andere Lösungen benötigt.

Lösung 1: Lohn- und Gehaltsabrechnung durch externe Spezialisten

Die wohl einfachste und für die meisten Unternehmen auch sicherste Lösung besteht darin, die Abrechnung von Löhnen und Gehältern einem externen Anbieter zu übertragen. Dieser kümmert sich vollständig um die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen () einschließlich der relevanten Aufgaben. Zu diesen Aufgaben zählt z.B. auch die An- und Ummeldung bei Krankenkassen und Berufsgenossenschaften.

Anbieter dieser Art sind typischerweise Lohnbüros und Steuerberater. Wer nun besser oder preiswerter ist, lässt sich verallgemeinert nicht sagen. Deshalb sind Unternehmen gut damit beraten, sich zu informieren und am besten mehrere Angebote einzuholen. Die Abrechnung erfolgt üblicherweise pro Mitarbeiter, sodass für Abrechnung eine feste Gebühr fällig wird. Das Anlegen neuer Mitarbeiter oder zusätzliche Leistungen, wie z.B. das Melden von Krankheitstagen an die zuständige Kasse, kann weitere Gebühren nach sich ziehen.

Der Vorteil dieser Lösung besteht vor allem darin, dass Unternehmen das Problem elegant lösen können. Sie müssen sich mit den komplexen Rahmenbedingungen nicht näher befassen. Stattdessen haben Sie die Gewissheit, dass die Abrechnung einschließlich der Erstellung aller zugehörigen Dokumente und Meldungen korrekt erfolgt. Dies erlaubt es ihnen wiederum, sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können. Zumal diese Lösung für die Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen preiswerter als die Beschäftigung entsprechender Lohnexperten ist.

Lösung 2: Abrechnung in Eigenregie dank Unterstützung durch Software

Besonders im Mittelstand finden sich Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe über vollwertige Personalabteilungen verfügen. In solchen Fällen ist es möglich, die Lohn- und Gehaltsabrechnung entweder an externe Spezialisten auszulagern oder sie alternativ selbst vorzunehmen. Wertvolle Unterstützung hierbei leistet Software.

Mittlerweile existieren verschiedene Softwarelösungen, die die zuständigen Mitarbeiter zuverlässig an die Hand nehmen und durch den Prozess der Abrechnung führen. Diese Mitarbeiter verfügen über das notwendige Fachwissen und setzen die Software im Regelfall als Unterstützung ein. Der Vorteil solch einer Software besteht darin, dass z.B. Beitragssätze automatisch und damit fristgerecht aktualisiert werden, um dem Einschleichen von Abrechnungsfehlern vorzubeugen.

Der Vorteil dieser Lösung gegenüber der Zusammenarbeit mit einem externen Lohnbüro besteht in einer möglichen Kostenersparnis. D.h. eine Kostenersparnis ist nicht garantiert, sondern hängt primär von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Verallgemeinert gilt: Je größer die Anzahl der Arbeitnehmer, die es abzurechnen gilt, desto eher kann sich die Abrechnung in Eigenregie lohnen. Im Regelfall tritt dieser Effekt jedoch erst ein, wenn mehr als 100 Mitarbeiter beschäftigt werden.

Fazit

So komplex die Kernthematik auch sein mag, Unternehmen müssen sich nicht im Stich gelassen fühlen. Sowohl spezialisierte Anbieter als auch Softwarelösungen können ein sicherer Weg zur Erstellung korrekter Lohn- und Gehaltsabrechnungen sein. Letztlich müssen die Verantwortlichen nur eine Lösung finden, die zu ihrem Unternehmen optimal passt.