Dokumentenmanagement im digitalen Zeitalter: Wie Unternehmen Papierchaos vermeiden können

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In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt kämpfen viele Unternehmen mit der effizienten Verwaltung ihrer Dokumente. Papierbasierte Prozesse führen oft zu Chaos, Zeitverschwendung und hohen Kosten. Das digitale Dokumentenmanagement bietet hier eine zukunftsorientierte Lösung, um die Effizienz zu steigern und das Papierchaos zu vermeiden.

Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems

Ein Beispiel für die erfolgreiche Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist das deutsche Unternehmen Lemken, ein international agierender Hersteller für Landtechnik. Vor der Einführung des DMS war die Suche nach Informationen in unzähligen Dokumenten zeitaufwendig. Heute wickelt Lemken dokumentenintensive Prozesse in weniger als einer halben Stunde ab. Der Dokumentenfluss beginnt bei der intelligenten Erfassung eingehender Dokumente und Belege.

Metadaten, Kennzahlen und Schlagworte bilden die Basis für die Klassifizierung. DMS-Workflows automatisieren Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung, wobei Sachbearbeiter nur bei Abweichungen eingreifen müssen. Viele Unternehmen, wie eine Druckerei Nürnberg, nutzen ähnliche Systeme, um ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren.

Laut einer repräsentativen Studie des IT-Verbands Bitkom setzen fast 80% der Unternehmen bereits ein Enterprise Content Management System (ECM) ein. Der Digital Office Index 2022 zeigt deutliche Effekte eines ECM, darunter eine Verbesserung der rechtlichen Sicherheit (Compliance), Leistungssteigerung, Transparenz und Automatisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen sowie eine klare Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Durch die Integration von Dokumentenmanagement-Systemen mit anderen Anwendungen wie CRM oder ERP lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erreichen und manuelle Arbeitsmethoden vermeiden. DMS-Systeme ermöglichen erhebliche Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen, etwa durch effizientere Prozesse, verbesserten Kundenservice und die Abwehr drohender Strafen aufgrund mangelnder Gesetzeskonformität. Individuell anpassbare Dokumentenmanagement-Systeme erlauben die Abbildung nahezu aller Unternehmensprozesse und tragen so maßgeblich zur Digitalen Dokumentenverwaltung und Optimierung bei.

Herausforderungen der analogen Dokumentenverwaltung

Die analoge Dokumentenverwaltung birgt zahlreiche Herausforderungen für Unternehmen. Unterschiedliche Ablagestrukturen in den einzelnen Abteilungen führen zu Datensilos, die den Zugriff auf wichtige Informationen erschweren. Ohne ein vorgegebenes Dateinamen-Schema gestaltet sich die manuelle Suche nach Dokumenten als zeitaufwendig und ineffizient.

Laut einer Studie verwenden nur 11% der Mittelstandsunternehmen ein zentrales ECM-System, im Gegensatz zu einer Adoptionsrate von 90% bei Großunternehmen. Kleinere Unternehmen zeigen aufgrund traditioneller Werte wie Pragmatismus und Skepsis gegenüber IT-Investitionen sowie Befürchtungen über hohe Projektinvestitionen und Implementierungsaufwand eine größere Zurückhaltung bei der Einführung von ECM-Systemen.

Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements

Ein digitales Dokumentenmanagement bietet gegenüber der analogen Verwaltung viele Vorteile. Durch den schnellen Zugriff auf Dokumente wird effizientes Arbeiten ermöglicht und Einsparpotenziale können genutzt werden. Eine optimierte Ordnerstruktur erleichtert die Suche nach relevanten Informationen und senkt somit die Durchlaufzeiten in Geschäftsprozessen.

Das papierlose Büro ist nicht nur nachhaltig, sondern auch kosteneffizient. Durch den Wegfall von Papier, Transport und Verwaltungsaufwand lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen. Laut einer Studie kann ein Dokumenten-Management-System über 70% Einsparpotenzial bei den Kosten ermöglichen.

• 50% der Befragten gaben an, seit Beginn der Pandemie weniger physische Dokumente und papierbasierte Prozesse zu verwenden (Nitro Productivity Report 2022).
• 19% der Mittelständler setzen eine DMS-Software unternehmensweit ein.
• 23% des deutschen Mittelstands planen erstmals in eine integrierte DMS-Lösung zu investieren (Bitkom-Studie "Digital Office im Mittelstand 2019").

Funktionen einer Dokumentenmanagement-Software

Eine leistungsfähige Dokumentenmanagement-Software bietet zahlreiche Funktionen, die Sie dabei unterstützen, Ihre Dokumente effizient zu verwalten. Dazu gehören unter anderem:

• Schnelle Suche: Durch OCR-Texterkennung, Verschlagwortung und Klassifizierung können Sie Dokumente gezielt finden.
• Intelligente Ablage: Das System erkennt selbstständig Merkmale und legt Dokumente automatisiert in der zugehörigen digitalen Akte ab.
• Zentraler Zugriff: Die Software dient als zentrale Drehscheibe, auf die Sie auch im Homeoffice zugreifen können.
• Rechtekonzept: Der Zugriff wird gesteuert und ermöglicht die Einbindung externer Partner ohne Preisgabe sensibler Daten.

Moderne Dokumentenmanagement-Software umfasst zudem Funktionen wie automatische Dateiexporte, Formulargeneratoren und Volltextrecherche. Durch die nahtlose Integration von Drittsystemen können Sie effiziente Geschäftsprozesse realisieren und die standortübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Enterprise Content Management Systeme bieten dabei umfassende Lösungen für die Verwaltung und Organisation von Unternehmensinformationen.

Fazit

Ein digitales Dokumentenmanagement bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Es optimiert Geschäftsprozesse, steigert die Effizienz und sichert langfristig die Wettbewerbsfähigkeit. Durch den Einsatz einer leistungsfähigen Software-Lösung lässt sich der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten digital und rechtssicher abbilden. Dies schafft Übersichtlichkeit, automatisiert Prozessschritte und ermöglicht einen gemeinsamen Zugriff auf Dokumente, wodurch Fehler vermieden und die Zusammenarbeit verbessert werden.