Digitale Buchhaltung - ein Leitfaden für alle, die umsteigen wollen

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    Buchhaltung.jpg Digitale Buchhaltung – ein Leitfaden für alle, die umsteigen wollen Während große und kleine Unternehmen früher Berge von Ordnern horteten, lässt sich die Buchhaltung heute – unter bestimmten Voraussetzungen – komplett papierlos bewältigen. Das bringt viele Vorteile mit sich. Allerdings sollten Unternehmer auch über ihre Pflichten Bescheid wissen, damit es am Ende keinen Stress mit dem Finanzamt gibt.

    Was versteht man unter digitaler Buchhaltung?

    Bei der klassischen Buchführungen wurden Belege physisch erstellt, ausgedruckt und abgeheftet. Auch die Erfassung in der Buchhaltung erfolgte meist manuell und war so mit viel Aufwand verbunden. Durch die Digitalisierung können Unternehmen größtenteils darauf verzichten, Belege in Papierform zu erstellen. Stattdessen können sie rein digital erzeugt und an den Lieferanten oder den Kunden übermittelt werden. Mithilfe einer digitalen Buchhaltungssoftware sowie digitalen Archiven lassen sich die Belege entsprechend erfassen, kategorisieren und verwalten. Einzelne physische Rechnungen können eingescannt und ebenfalls digitalisiert werden. Kunden- und Lieferantendaten lassen sich ebenfalls in digitaler Form hinterlegen und können mit einem einfachen Suchbefehl aufgerufen werden.

    Welche rechtlichen Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

    Genauso wie bei der klassischen Buchhaltung müssen Unternehmen auch bei der digitalen Buchhaltung einer Reihe von rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Dazu gehören Aufbewahrungsfristen sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

    Aufbewahrungspflicht von Belegen und Dokumenten

    Auch wenn die Buchführung nur noch komplett digital stattfindet, müssen sich Unternehmer an die geltenden Aufbewahrungspflichten halten. Aufbewahrt werden müssen beispielsweise Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Lagerberichte, Eröffnungsbilanzen, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege. Für alle Unterlagen, die als Buchungsgrundlage dienen, ist eine zehnjährige Aufbewahrung vorgesehen. Alle anderen Unterlagen sind für sechs Jahre aufzubewahren. Da die Übergänge manchmal fließend sind, können Sie auf Nummer sicher gehen, indem Sie alle Unterlagen für zehn Jahre archivieren.

    Die Einhaltung der GoBD

    Im Zuge der Digitalisierung wurden die GoBD als Handbuch für die Aufbewahrung digitalisierter Unterlagen eingeführt. Sie sollen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung garantieren und sind unbedingt einzuhalten. Folgt ein Unternehmen nicht den Vorgaben der GoBD kann die Buchführung im Rahmen einer Betriebsführung vom Finanzamt verworfen werfen. Das wiederum kann empfindliche Steuerschätzungen nach sich ziehen. Die Betriebsprüfer achten nach Ablauf einer vorübergehenden Übergangsphase seit 2017 streng darauf. Die wichtigsten Grundlagen der GoBD sind diese:

    • Lückenlose und vollständige Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle
    • Wahrheitsgemäße und fortlaufende Aufzeichnung
    • Zeitnahe Buchung der Geschäftsvorfälle
    • Unveränderbarkeit der Buchung (Korrekturen sind nur mit Protokollierung möglich)
    • Verfahrensdokumentation für die bessere Nachvollziehbarkeit

    Wie die digitale Buchhaltung bei der Umsatzsteuerberechnung helfen kann

    Buchhaltungsprogramme automatisieren zahlreiche Vorgänge, die von steuerlicher Relevanz sind. So sind sie beispielsweise eine große Hilfe bei der Berechnung der Umsatzsteuer. Unternehmen müssen ab einem gewissen Jahreseinkommen für ihre Leistungen Umsatzsteuer berechnen. Diese liegt im Regelfall bei 19 %, kann bei bestimmten Leistungen und Waren aber auch nur 7 % betragen. Sie wird auf den Nettopreis aufgeschlagen. Der Endkunde oder ein anderes Unternehmen zahlt also immer etwas mehr. Diese Steuer wird vom Unternehmer an das Finanzamt weitergereicht.

    Gleichzeitig muss er aber auch Umsatzsteuer zahlen, wenn er beispielsweise neue Möbel für sein Büro kauft. Die Umsatzsteuer, die er für diese Anschaffung entrichtet, wird auch als Vorsteuer bezeichnet, da er damit in Vorleistung geht. Denn als Unternehmer muss er eigentlich keine Umsatzsteuer zahlen. Diese soll nur vom Endverbraucher geleistet werden. Dementsprechend kann er die Vorsteuer mit der eingezogenen Umsatzsteuer verrechnen, sodass seine Zahllast an das Finanzamt sinkt.

    Das ist mit jeder Menge Rechenarbeit verbunden und sehr fehleranfällig. Bei der digitalen Buchführung sinkt das Risiko, falsche Angaben zu machen und so später hohen Nachzahlungen leisten zu müssen.

    Die Vor- und Nachteile von digitaler Buchführung

    Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Buchführung eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringt, die für Unternehmen eine hohe Zeit- und Kostenersparnis bedeuten können. Zu den unzweifelhaften Vorteilen gehören die Folgenden:

    • Kostenersparnis durch weniger verbrauchte Ressourcen wie Papier und Stauraum
    • Automatisches Ausfüllen erlaubt schnelleres Arbeiten
    • Buchhaltungssoftware kann ortsunabhängig genutzt werden
    • Entwicklung der Zahlen lassen sich übersichtlich verfolgen
    • Einfache Datenübermittlung an den Steuerberater möglich
    • Viele Programme bieten eine ELSTER-Anbindung, sodass beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen einfacher übermittelt werden können
    • Bestimmte Belege lassen sich meist schnell auffinden
    • Belege müssen nicht mehr aufwendig sortiert werden

    Darüber hinaus gibt es auch ein paar Nachteile, die vor der Umstellung auf die digitale Buchhaltung unbedingt bedacht werden sollten:

    KALENDERBLATT - 16. August

    1717 Österreichs Prinz Eugen besiegt die Türken unter Pascha Mustafa in der Schlacht von Belgrad.
    1876 Uraufführung der Oper "Siegfried" von Richard Wagner.
    1924 Abschluss der Londoner Reparationskonferenz.



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