CRM Software einführen: 6 Fehler, die zu vermeiden sind

    Aus WISSEN-digital.de

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    Eine CRM Software verspricht in erster Linie eine deutliche Erleichterung der Abläufe und Prozesse im Unternehmen. Der Vertrieb kann effizienter gestaltet werden, Kunden lassen sich einfacher an das Unternehmen binden, indem ihre Zufriedenheit gesteigert wird und vieles mehr.

    Doch nicht nur die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte CRM Software muss getroffen werden. Bei deren Einführung kann es auch zu Problemen kommen. Und diese gilt es zu kennen, um sie weitgehend vermeiden zu können.

    Nicht zu hohe Anforderungen stellen

    Gerade kleine Unternehmen versprechen sich von der Einführung einer entsprechenden Software deutliche Erleichterungen. Dabei wollen sie mit einem System starten, das wirklich alle Probleme löst, die aktuell anfallen. Dass eine solche „eierlegende Wollmilchsau“ natürlich mit vielen Fehlern behaftet sein kann, versteht sich zwar von selbst, wird aber oft übersehen.

    Gerade wenn auch die Mitarbeiter noch keine oder nur wenige Erfahrungen mit einer solchen Software haben, sollte hier mit kleinen Schritten gestartet werden. So lassen sich bereits viele Probleme lösen, wenngleich noch nicht alle.

    Klare Regeln für alle Nutzer

    Wichtig ist zudem, dass klare Regeln erstellt werden. Vielfach werden Datensätze, wie Kundennamen und –nummern in Excel-Tabellen auf den Desktop-PCs der einzelnen Mitarbeiter abgespeichert. Hier kann das Unternehmen Max Mustermann unter dem vollen Namen oder nur unter dem Namen Mustermann gespeichert werden. Im Microsoft Programm lässt sich dieses leicht finden. In einer Software dagegen müssen alle Mitarbeiter mit den gleichen Daten arbeiten und auch entsprechende Daten finden. Deshalb sollte zunächst ein klarer Plan erstellt werden, wie Kundendaten anzulegen sind. Andernfalls kann die Datenqualität darunter leiden und minimiert werden.

    Klare Ziele festlegen

    Wird eine Software eigens für das Unternehmen entwickelt, müssen sich Entwickler und Unternehmen auf klare Ziele und Aufgaben einigen. Oftmals sind es Softwaretechniker, die die Planung vornehmen, obwohl ihnen wesentliche Basics aus den Abläufen des Unternehmens fehlen. Werden zusätzliche Wünsche geäußert, schlagen diese wahlweise mit einem höheren Preis zu Buche oder andere Leistungen werden aus dem Projekt gestrichen, um das Budget einhalten zu können.

    Nachträgliche Ziele festlegen

    Gerade, wenn die Mitarbeiter noch keine Erfahrungen mit der CRM Software haben, versuchen sie, möglichst viele Ziele durch diese umsetzen zu lassen. Das ist jedoch gefährlich. Zum Einen kann das Budget gesprengt werden, zum Anderen kommt es zu vermehrten Fehlerquellen, wenn immer noch mehr Ziele umgesetzt werden müssen. Besser ist es, das geplante Projekt zunächst zu Ende zu führen und erst anschließend weitere Ziele festzulegen und umzusetzen.

    Mitarbeiter müssen mitreden

    Trotzdem sollten die Mitarbeiter grundsätzlich mitreden dürfen. Denn sie kennen ihre Aufgaben aus dem Effeff und können dadurch wertvolle Ideen und Anregungen für die Gestaltung der Software liefern. Ob diese dann tatsächlich umgesetzt werden oder nicht, bleibt natürlich dem Management überlassen.

    Zukunftsweisend denken

    Ebenfalls sollte man die Projekte so umsetzen, dass sie später jederzeit erweitert werden können. Dafür müssen klare Ziele für kurz-, mittel- und langfristige Realisierungen gesetzt werden. So lassen sich Probleme weitestgehend vermeiden, die oft auftreten, wenn man nur kurzfristig plant, eine Erweiterung dann aber nicht mehr möglich ist.

    Fazit

    Wer eine gute Software zur Verbesserung der Unternehmensabläufe und –prozesse einsetzen will, sollte sich vorher intensiv Gedanken darüber machen. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, sich eigene Systeme entwickeln zu lassen oder auf fertige Grundgerüste zurückzugreifen. Eine Übersicht an Wissenmanagement Software erleichtert den Einstieg in das Thema. Individuelle Anpassungen an die eigenen Anforderungen sollten dabei jederzeit möglich sein, ohne dass dabei das Budget allzu sehr strapaziert wird. In die Entscheidungsfindung selbst sollten auch die Mitarbeiter mit einbezogen werden, denn eine Entscheidung von oben verspricht meist nur wenig Erfolg.

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